Was ist payroll?
Die payroll ist die Vergütung, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern für einen festgelegten Zeitraum oder zu einem bestimmten Datum zahlen muss. Normalerweise wird sie von der Buchhaltungs- oder Personalabteilung eines Unternehmens verwaltet, aber bei kleinen Unternehmen kann die payroll auch direkt vom Eigentümer oder einem Mitarbeiter erledigt werden. Die payroll wird zunehmend an spezialisierte Unternehmen ausgelagert, die sich um die Lohnabrechnung, Mitarbeiterleistungen, Versicherungen und Buchhaltungsaufgaben wie Steuereinbehalt kümmern.
Viele Fintech- Unternehmen im Bereich payroll, darunter Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel und Wagestream, nutzen Technologien, um die payroll zu vereinfachen. Diese Lösungen bezahlen Mitarbeiter bequemer und schneller und bieten digitale payrollsdokumente mit innovativen, technologiegestützten Diensten, die in der Gig- und Outsourcing-Wirtschaft erforderlich sind.
Die payroll kann sich auch auf die Liste der Mitarbeiter eines Unternehmens und die Höhe der Vergütung beziehen, die jedem von ihnen zusteht. Für die meisten Unternehmen ist dies ein großer Kostenfaktor und fast immer abzugsfähig . Die Kosten können vom Bruttoeinkommen abgezogen werden, um das steuerpflichtige Einkommen des Unternehmens zu verringern.
Die payroll kann sich von einer Lohnperiode zur nächsten aufgrund von Überstunden, Krankengeld und anderen Variablen unterscheiden.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Die payroll ist die Vergütung, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern für einen festgelegten Zeitraum und zu einem bestimmten Datum zahlen muss.
- Der payrollsprozess kann die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter, die Berechnung ihres Gehalts und die Auszahlung per Überweisung oder Scheck umfassen.
- Unternehmen müssen außerdem Buchhaltungs- und Aufzeichnungsaufgaben erledigen und Geld für Medicare, Sozialversicherung und Arbeitslosenversicherung zurücklegen.
- Unternehmen können professionelle Dienste in Anspruch nehmen und die payroll auslagern oder eine Cloud-basierte Software verwenden, wenn sie sich nicht selbst um die payroll kümmern möchten.
- Diepayroll umfasst viele Komponenten und kann komplex sein.
payroll verstehen
Die payroll ist der Prozess der Bezahlung der Mitarbeiter eines Unternehmens. Dazu gehört die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden, die Berechnung des Lohns der Mitarbeiter und die Auszahlung der Zahlungen per Direkteinzahlung auf die Bankkonten der Mitarbeiter oder per Scheck. Unternehmen müssen auch Buchhaltungsfunktionen ausführen, um die payroll, einbehaltene Steuern, Prämien, Überstundenvergütungen, Krankentage und Urlaubsgeld aufzuzeichnen. Sie müssen den an den Staat zu zahlenden Betrag für Medicare, Sozialversicherung und Arbeitslosenversicherung zurücklegen und aufzeichnen.
Viele Unternehmen nutzen Softwarelösungen zur Verwaltung ihrer payroll. Der Mitarbeiter gibt seine Stunden über eine API ein und sein Lohn wird verarbeitet und auf sein Bankkonto überwiesen.
Viele mittlere und große Unternehmen lagern die Lohnbuchhaltung aus, um den Prozess zu rationalisieren. Arbeitgeber erfassen die Anzahl der Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters und geben diese Informationen an den Lohnbuchhaltungsdienst weiter. Der Lohnbuchhaltungsdienst berechnet den Bruttobetrag, der dem Mitarbeiter zusteht, basierend auf dem Lohnsatz und der Anzahl der während des Zahlungszeitraums gearbeiteten Stunden oder Wochen. Der Dienst zieht Steuern und andere Abzüge vom Verdienst ab und zahlt dann den Mitarbeitern das Gehalt.
Besondere Überlegungen
Arbeitgeber mit einem Bruttoumsatz von 500.000 US-Dollar oder mehr pro Jahr unterliegen den Anforderungen des Fair Labor Standards Act (FLSA) von 1938.12Dieses US-Gesetz schützt Arbeitnehmer vor bestimmten unfairen Lohnpraktiken. Das FLSA legt verschiedene Arbeitsvorschriften fest, darunter Mindestlöhne , Anforderungen an die Überstundenvergütung und Beschränkungen für Kinderarbeit. Die FLSA-Regeln legen fest, wann Arbeitnehmer als im Dienst gelten und wann ihnen Überstunden bezahlt werden sollten.3
Das Gesetz schreibt vor, dass Überstunden über 40 Stunden pro Woche mit dem 1,5-fachen des regulären Stundenlohns vergütet werden. Einige Arbeitnehmer sind vom FLSA ausgenommen und das Gesetz gilt nicht für unabhängige Auftragnehmer oder Freiwillige, da diese nicht als Arbeitnehmer gelten.3
Einige Stundenlöhner fallen nicht unter das FLSA, unterliegen aber anderen Regelungen. Eisenbahner unterliegen dem Railway Labor Act und Lkw-Fahrer fallen in den Geltungsbereich des Motor Carriers Act.45
Das FLSA legt auch fest, wie mit Jobs umzugehen ist, die hauptsächlich durch Trinkgeld vergütet werden. Ein Arbeitgeber muss Servicemitarbeitern, die Trinkgeld erhalten, den Mindestlohn zahlen, es sei denn, sie erhalten regelmäßig mehr als 30 Dollar pro Monat an Trinkgeldern.
Vor- und Nachteile der Nutzung professioneller payrollsdienste
Ein großer Vorteil von payrollsdiensten ist ihre Fähigkeit, eine Vielzahl von Berichten zu erstellen, die die Buchhaltungsprozesse vereinfachen und Unternehmen dabei helfen, sicherzustellen, dass sie ihren gesetzlichen und steuerlichen Meldepflichten nachkommen. Der payrollsdienst kann auch Aufzeichnungen darüber führen, wie viel Urlaub oder Freizeit Mitarbeiter in Anspruch genommen haben.
Die Buchhaltungsanforderungen eines Unternehmens werden mit zunehmendem Wachstum komplexer. Größere Unternehmen müssen möglicherweise in ein maßgeschneidertes Enterprise Resource Planning (ERP) -System für ihre Buchhaltungs- und Lohnbuchhaltungsfunktionen investieren.
Ein Nachteil besteht darin, dass sich Unternehmen bei der Ausgliederung ihrer payrollsysteme für eine genaue Buchführung auf externe Personen verlassen müssen. Das Personal vor Ort muss sich im Fehlerfall mit verärgerten Mitarbeitern auseinandersetzen. Unternehmen müssen möglicherweise auch mit Steuerstrafen für Fehler rechnen, die der payrolldienst begeht.
Ein weiterer Nachteil ist, dass payrollsdienste teurer sind als die interne Abwicklung der payroll . Die Dienste erheben möglicherweise eine feste monatliche Gebühr oder bieten unterschiedliche Zahlungsstrukturen für verschiedene Servicestufen. Aufgrund ihrer Kosten sind payrollsdienste möglicherweise nicht die beste Option für kleine Unternehmen mit knappen Betriebsbudgets.
Vorteile professioneller payrollsdienste
- Zugriff auf eine Vielzahl von Berichten ermöglichen
Bieten Sie eine vereinfachte Buchhaltung und Steuerkonformität - Erfassen Sie die Urlaubs- und Privatzeiten Ihrer Mitarbeiter
Nachteile professioneller payrollsdienste
- Personen außerhalb des Unternehmens haben Zugriff auf Finanz- und Steuerinformationen.
Interne Mitarbeiter müssen den Mitarbeitern weiterhin bei Problemen mit der Gehaltsabrechnung helfen. - Aufgrund von Fehlern im Lohnabrechnungsdienst drohen dem Unternehmen möglicherweise Steuerstrafen.
- payrollsdienste können teuer sein, was für kleine Unternehmen ein Problem darstellt.
payrollssoftware
Manche Unternehmen verwenden lieber Lohnbuchhaltungssoftware als spezialisierte Lohnbuchhaltungsdienste. Beim Kauf der Software muss das Unternehmen möglicherweise eine laufende monatliche Abonnementgebühr zahlen. Die Programme enthalten normalerweise druckbare Steuerformulare und Quellensteuertabellen .
Interne Gehaltsabrechnungssysteme helfen Unternehmen auch dabei, vertrauliche Finanzinformationen geheim zu halten. Softwareprogramme können jedoch zeitaufwändig sein, was für kleine Unternehmen ohne viel Personal ein Problem darstellen kann.
Kleinunternehmer profitieren von Buchhaltungssoftware, weil sie ihnen hilft, Forderungen und Verbindlichkeiten zu verfolgen, ihre Rentabilität zu messen und sich auf die Steuersaison vorzubereiten. Ein kleines Unternehmen kann sofort einsatzbereite Software verwenden, ohne dass umfangreiche Anpassungen erforderlich sind.
Auch für kleine Unternehmen sind viele Arten von cloudbasierter Buchhaltungssoftware verfügbar. Die Art der Branche und die Anzahl der Mitarbeiter sind zwei Faktoren, die bestimmen, welche Software geeignet ist. Ein Freiberufler benötigt in einer Buchhaltungssoftware nicht dieselben Funktionen wie ein Restaurantbesitzer.
Investopedia hat eine Überprüfung von Lohnbuchhaltungs- und Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen durchgeführt und deren Kosten, Benutzerfreundlichkeit, Funktionen, Integrationen und Skalierbarkeit bewertet. QuickBooks Online wurde als die beste Software insgesamt angesehen. Xero wurde als die beste für Kleinstunternehmer angesehen. FreshBooks war am besten für dienstleistungsbasierte Unternehmen geeignet und QuickBooks Self-Employed war am besten für Teilzeit-Freiberufler geeignet. Wave war die beste kostenlose Software.
So berechnen Sie die Lohnsteuer
Wie Sie die Lohnsteuer berechnen , hängt von Ihrem Unternehmen und Ihren örtlichen Gesetzen ab, QuickBooks bietet jedoch einige allgemeine Richtlinien.6
1. Berechnen Sie den Bruttolohn Ihrer Mitarbeiter
Sie können den Bruttolohn eines Mitarbeiters anhand seines Lohnsatzes und Ihrer geplanten Lohnperioden ermitteln. Die meisten Unternehmen zahlen ihren Mitarbeitern wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich. Sie können den Bruttolohn eines Stundenlohnempfängers berechnen, indem Sie seine im Lohnzeitraum geleisteten Arbeitsstunden mit seinem Stundenlohn multiplizieren.
Stundenlohn x Gesamtarbeitszeit im Abrechnungszeitraum = Bruttolohn
Teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Lohnzahlungsperioden im Jahr, um das Bruttogehalt eines Angestellten zu berechnen:
Jahresgehalt / Anzahl der Lohnperioden im Jahr = Bruttolohn
Ein Mitarbeiter verdient 50.000 US-Dollar im Jahr. Sein Unternehmen zahlt seinen Mitarbeitern alle zwei Wochen für insgesamt 26 Lohnperioden. Der Bruttolohn des Mitarbeiters beträgt daher 1.923,08 US-Dollar.
2. Nehmen Sie Abzüge vor Steuern vor
Nach der Ermittlung des Bruttolohns müssen Sie Abzüge herausrechnen. Dabei handelt es sich um Steuerabzüge, es können jedoch auch andere Abzüge vor Steuern anfallen. Zu den Abzügen vor Steuern zählen:
- 401(k) und einige Pensionspläne
- Krankenversicherungspläne
- Beiträge zum Health Savings Account (HSA) oder Flexible Spending Account (FSA)
- Einige Lebensversicherungspläne
3. Steuern abziehen (FICA, Arbeitslosen- und Einkommensteuer)
Der verbleibende Lohn wird versteuert, nachdem Sie die Vorsteuerabzüge vorgenommen haben. Der FICA-Steuersatz beträgt 7,65 %, davon 1,45 % für Medicare und 6,2 % für Sozialversicherungssteuern.7Andere Steuersätze richten sich nach den Gesetzen des Bundes, der Bundesstaaten oder der Kommunalgesetze sowie den Angaben auf dem Formular W-4 Ihres Mitarbeiters.
Berechnen Sie die Bundeseinkommenssteuer anhand der Steuertabellen des IRS. Normalerweise zahlen Sie Bundessteuern, wenn Sie Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern zahlen. Melden Sie alle Zahlungen auf dem IRS-Formular 941.8
Ziehen Sie die FICA-Steuer von 7,65 % vom Bruttogehalt des Mitarbeiters ab. Als Arbeitgeber müssen Sie den Beitrag jedes Mitarbeiters verdoppeln. Das Unternehmen ist dafür verantwortlich, sowohl die Beiträge des Mitarbeiters als auch des Unternehmens an die Sozialversicherung und Medicare abzuführen.
Angenommen, ein Mitarbeiter verdient 1.923 USD brutto für den Abrechnungszeitraum. Multiplizieren Sie 1.923 USD mit 0,062, um den Sozialversicherungsbeitrag des Mitarbeiters von 119,26 USD zu berechnen. Multiplizieren Sie 1.923 USD mit 0,0145, um den Medicare-Steuerbeitrag des Mitarbeiters von 27,88 USD zu berechnen. Der FICA-Steuerbeitrag des Mitarbeiters beträgt für den Abrechnungszeitraum insgesamt 147,14 USD, der Arbeitgeber muss diesen Betrag ausgleichen.
Der Arbeitgeber muss 294,28 $ an die IRS zahlen. Die Hälfte davon ist eine direkte Ausgabe für das Unternehmen und die andere Hälfte wird vom Gehaltsscheck des Arbeitnehmers einbehalten. Arbeitgeber nehmen keine Einkommensteuerabzüge vor, zahlen jedoch Bundesarbeitslosensteuer. Der Income Withholding Assistant der IRS hilft Ihnen dabei, festzustellen, wie viel Bundeseinkommensteuer Ihre Arbeitnehmer schulden.
4. Freiwillige Abzüge müssen vom restlichen Lohn vorgenommen werden
Hierzu können gehören:
- Roth 401(k) -Beiträge
- Lebensversicherungen
- Langfristige Invaliditätsversicherungen
- Lohnpfändungen
- Gewerkschaftsbeiträge
Der nach Abzug aller Steuern und Abzüge verbleibende Betrag ist der Betrag, den der Arbeitnehmer am Zahltag mit nach Hause nimmt.
Was sind Lohnsteuern?
Zu den Lohnsteuern gehört die Sozialversicherung, die 6,2 % Ihres Einkommens ausmacht, bis zu 168.600 $ ab 2024. Diese Lohnbasis steigt jährlich. Die Lohnsteuer deckt auch Medicare, das 1,45 % Ihres Einkommens ausmacht.
Arbeitgeber zahlen auch Lohnsteuern. Sie zahlen 6,2 % Ihres Einkommens an die Sozialversicherung und 1,45 % Ihres Einkommens an Medicare, sodass der Staat für diese beiden Steuern insgesamt 15,3 % Ihres Gesamteinkommens erhält.7
Was ist eine Lohnsteuersenkung?
Eine Lohnsteuersenkung würde bedeuten, dass weniger Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern einbehalten und von den Gehältern abgezogen würden. Die Idee dahinter ist, dass Arbeitnehmer und Unternehmen mit jedem Gehaltsscheck etwas mehr nach Hause bekommen würden, was sie ermutigen würde, mehr auszugeben und die Wirtschaft anzukurbeln.
Was ist eine Lohnsteuerbefreiung?
Bei einer Lohnsteuerbefreiung wird die Erhebung der Lohnsteuer auf einen späteren Zeitpunkt verschoben, an dem diese Steuern fällig werden. Eine Lohnsteuerstundung soll Arbeitnehmern eine vorübergehende finanzielle Entlastung verschaffen, indem ihr Nettogehalt vorübergehend erhöht wird.
Ist die payroll Teil der Personalabteilung oder der Buchhaltung?
Die Lohnbuchhaltung ist im Grunde eine Buchhaltungspraxis, befasst sich jedoch mit der Bezahlung der Mitarbeiter eines Unternehmens und fällt damit in den Bereich der Personalabteilung. Die Personalabteilung kümmert sich bei den meisten Unternehmen um die Lohnbuchhaltung und damit verbundene Angelegenheiten, aber manche Unternehmen haben die Lohnbuchhaltung in der Finanz- oder Buchhaltungsabteilung angesiedelt und einige größere Unternehmen haben sogar eine eigene Lohnbuchhaltungsabteilung.
Was ist der Unterschied zwischen payroll?
Das Geld, das ein Mitarbeiter von einem Unternehmen als Vergütung erhält, besteht oft aus Lohn oder Gehalt sowie Boni, Aktienoptionen und Provisionen. Diese Zahlungen sind Ausgaben, die von einem Unternehmen als Lohn verbucht werden.
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Das Fazit
Die payroll ist ein komplexes und zeitaufwändiges Unterfangen, das die Einhaltung strenger bundesstaatlicher und staatlicher Vorschriften und Bestimmungen erfordert. Sie erfordert eine umfangreiche Buchführung und Liebe zum Detail. Kleine Unternehmen erledigen ihre payroll häufig mithilfe cloudbasierter Software. Andere Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre payroll auszulagern oder in ein integriertes ERP-System zu investieren, das die gesamte Buchhaltung und payroll verwaltet.
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