Microsoft Word bietet viel mehr Möglichkeiten, als Sie vielleicht denken.
Microsoft Word ist eines der am häufigsten in Unternehmen verwendeten Programme. Untersuchungen zufolge verwenden laut Statista weltweit mehr als 1 Million Unternehmen Office 365, zu dem auch Microsoft Word gehört.
Während die Hauptfunktion von Microsoft Word das Schreiben von Dokumenten ist, bietet die Software auch andere geschäftliche Verwendungsmöglichkeiten. Sie kann Ihrem Unternehmen helfen, die Produktivität zu steigern , mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten und Ihre persönlichen Daten zu schützen.
Word-Benutzer können außerdem von überall auf ihre Dokumente zugreifen und diese bearbeiten. Bevor Sie beginnen, sollten Sie verstehen, wie Microsoft Word funktioniert und welche Vorteile es Ihrem Unternehmen bieten kann.
Was ist Microsoft Word?
Microsoft Word ist Teil der umfangreicheren Microsoft Office-Suite, zu der auch PowerPoint und Excel gehören. Es gibt verschiedene Versionen, darunter Home & Business, Home & Student und Professional.
„Microsoft Word ist das beliebteste und kompatibelste Textverarbeitungsprogramm und auf allen Plattformen verfügbar“, sagte Colin Palfrey, Chief Marketing Officer bei Crediful. „Die Dateien sind auf allen Geräten vorwärts- und abwärtskompatibel und bieten einen universellen Standard für Autoren.“
Welche geschäftlichen Einsatzmöglichkeiten gibt es für Microsoft Word?
Angesichts der Vielzahl an Funktionen und Merkmalen von Microsoft Word ist es kein Wunder, dass immer mehr Menschen es für ihre Geschäftsabläufe nutzen.
„Das Verfassen offizieller Vorschläge und Verträge ist ein großer Teil meiner Arbeit mit MS Word“, sagte Palfrey. „Ich verfasse auch E-Mails in MS Word, um sicherzustellen, dass Formatierung und Grammatik/Syntax korrekt sind.“
Im Folgenden finden Sie einige konkrete Möglichkeiten, wie Sie Microsoft Word in Ihre Geschäftsprozesse integrieren können.
1. Dokumentenfreigabe
Da das Textverarbeitungsprogramm mit jeder Plattform und jedem Gerät kompatibel ist, können Sie in Microsoft Word erstellte Dokumente mit jedem teilen, auch mit Personen ohne Abonnement.
„Eine tolle Funktion für mich ist die Möglichkeit, die Präsentationen, die ich auf einem Mac erstellt habe, aufzurufen und sie auf jedem Gerät anzuzeigen, da alle meine Geräte dieselbe Datei anzeigen können“, sagte Palfrey.
2. Vorlagenoptionen
Microsoft Word bietet Tausende von integrierten und herunterladbaren Vorlagen, mit denen Sie ganz einfach Geschäftsdokumente wie Briefe, Berichte und Vorschläge erstellen können. Hier sind einige der beliebtesten MS Word-Vorlagen für Geschäftszwecke:
- Kalender
- Geschäftsbriefe
- Lebensläufe und Anschreiben
- Newsletter
- Geschäftsberichte
- Geschäftsvorschläge
- Rechnungen
- Budgets
- Broschüren und Flyer
- Ankündigungen zum Ruhestand
- Urkunden (z.B. Mitarbeiter des Monats)
- Referenzschreiben
- Marketingmaterialien
- Mitarbeiterberichte
„MS Word verfügt über Vorlagen zum Erstellen von allem, von Sitzungsprotokollen bis hin zu Produktbroschüren“, sagte Allan Borch, Gründer von Dotcom Dollar.
3. Vertragsabschluss
Sie können Microsoft Word verwenden, um Ihren eigenen Vertrag oder Ihre eigenen Vertragsvorlagen zu erstellen. Das Programm bietet zwar keine herunterladbare Vorlage für Geschäftsverträge, Sie können jedoch woanders eine in einem Stil finden, der Ihnen gefällt, diese kopieren, in ein neues Dokument einfügen und Ihre Informationen einfügen.
Tipp
Egal, welchen Weg Sie mit Ihren Verträgen einschlagen, es ist wichtig, dass sie von einem Anwalt geprüft werden, um sicherzustellen, dass Ihre Interessen geschützt sind. Sie können einen einzelnen Anwalt beauftragen oder einen Dienst wie LegalZoom nutzen.
4. Zusammenarbeit im Team
Mit den Freigabeoptionen können Sie Dokumente an Kollegen senden, damit diese daran arbeiten können. Sie können ihre Änderungen verfolgen, sodass jeder leicht sehen kann, was sie hinzugefügt oder entfernt haben. Mit verfolgten Änderungen können Sie auch Notizen und Fragen in die Ränder schreiben, die von allen anderen beantwortet werden können, die an dem Dokument arbeiten.
5. Serienbrief
Mit dieser Funktion können Sie eine Vielzahl von Dokumenten erstellen, die für jeden Empfänger personalisiert werden können. Dies kann ein E-Mail-Newsletter , eine Besprechungseinladung oder allgemeine Geschäftskorrespondenz sein.
In diesem Fall muss dem Dokument eine Art Tabellenkalkulation oder Liste zugeordnet werden, damit Microsoft Word weiß, welche Namen und Adressen in die Platzhalter eingefügt werden müssen. [Siehe verwandten Artikel: Die beste Tabellenkalkulationssoftware ]
6. Branding-Tools
Microsoft Word verfügt auch über Branding-Tools, mit denen Sie das Erscheinungsbild Ihrer Dokumente anpassen können. Fügen Sie Ihr eigenes Logo hinzu, wählen Sie ein anderes Farbschema und wählen Sie andere Elemente aus, die zu Ihrer Marke passen.
Sie können auch die E-Mail-Signaturvorlage herunterladen und eine benutzerdefinierte E-Mail-Signatur erstellen. Sie können sogar eine Standard-E-Mail-Signatur für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens erstellen.
Welche weiteren Einsatzmöglichkeiten gibt es für Microsoft Word?
Microsoft Word kann nicht nur für geschäftliche Zwecke, sondern auch zum Vergnügen und für allgemeine Zwecke verwendet werden. Sie können diese Office-Software für eine Vielzahl von Aufgaben verwenden, die über das Schreiben eines Briefes, das Abtippen eines Aufsatzes oder das Erstellen eines Memos hinausgehen.
1. Kalender
Microsoft Office enthält Kalendervorlagen, die Sie anpassen können. Wenn Sie keinen der Microsoft-Kalender verwenden möchten, können Sie Ihren eigenen erstellen und ihn in der Software anpassen. Indem Sie das Layout eines Dokuments auf Querformat ändern und eine Tabelle mit sieben Spalten und fünf oder sechs Zeilen einfügen, können Sie einen ganzseitigen Monatskalender erstellen, um Ihren Terminplan im Auge zu behalten.
Um einen kleineren Kalender zu erstellen, können Sie das Hochformat verwenden und oben auf der Seite eine Kopfzeile und unten auf der Seite den Kalenderteil einfügen. Sie können sogar Bilder, Wasserzeichen oder andere Illustrationen einfügen, um ihn zu Ihrem eigenen zu machen, bevor Sie ihn an Ihren Kühlschrank kleben.
2. Briefpapier oder Briefkopf
Mit der großen Auswahl an Cliparts von Microsoft Office können Sie ganz einfach persönliches Briefpapier oder professionelle Briefköpfe erstellen. Wählen Sie zunächst einen Voll- oder Teilrahmen aus, den Sie auf der Seite einfügen möchten. Anschließend können Sie ihn mit Ihren eigenen Bildern, Wasserzeichen und verschiedenen Schriftarten anpassen, um die Seite zu verschönern. Microsoft Word enthält auch Vorlagen für Briefpapier und Briefköpfe, die Sie verwenden können, wenn Sie keine eigenen erstellen möchten.
3. Postkarten
Anstatt auf Ihrer Reise teure Postkarten zu kaufen, warten Sie, bis Sie wieder zu Hause sind, und erstellen Sie sie selbst mit Bildern aus Ihrer eigenen Kamera. Mit Microsoft Word können Sie ganz einfach Postkarten im Format 4 x 6 erstellen.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Seitenlayout“ und ändern Sie die Größe des Dokuments auf die Postkartengröße, um mit der Anpassung zu beginnen. Sie können die Postkarte sogar auf Foto- oder Kartonpapier ausdrucken, um sie haltbarer zu machen, wenn Sie sie per Post verschicken.
4. Newsletter
Dank der Mehrspaltenfunktion in Microsoft Word können Sie ganz einfach Geschäftsnewsletter erstellen . Wählen Sie zunächst Hoch- oder Querformat. Anschließend können Sie es nach Wunsch anpassen.
Sie können Spalten hinzufügen und eine durchgezogene Linie dazwischen setzen, um eine klarere Trennung zu erreichen. Microsoft Office enthält einige gebrauchsfertige Newsletter-Vorlagen, mit denen Sie arbeiten können, wenn Sie keine eigenen erstellen möchten.
Mehr lesen: So erhalten Sie Microsoft Teams auf dem Mac
5. Flyer oder Einladungen
Egal, ob Sie einen Flyer für eine Betriebsfeier oder eine Einladung für eine Geburtstagsfeier benötigen, Sie können ihn ganz einfach in Microsoft Word erstellen. Wenn Sie kreativ sein möchten, beginnen Sie mit einem leeren Dokument und erstellen Sie einen Flyer oder eine Einladung von Grund auf neu. Wenn Sie sich dazu nicht in der Lage fühlen, wählen Sie stattdessen aus den vielen gebrauchsfertigen Flyer- und Einladungsvorlagen von Microsoft Office
Egal, ob Sie E-Mails verfassen, Angebote schreiben oder eine der zahlreichen in Microsoft Word verfügbaren Vorlagen anpassen, der Wert des Textverarbeitungsprogramms für geschäftliche Zwecke besteht nicht.
Jamie Johnson hat zu diesem Artikel beigetragen. Für eine frühere Version dieses Artikels wurden Quelleninterviews durchgeführt.